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Associação dos Escrivães Judiciários do Estado do Espírito Santo - Notícias

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18/05/2012 - Reunião Pres. do TJES

Reunião com Presidente do TJES em 17/05/2012


CAROS COLEGAS,

 

APÓS UM LONGO PERÍODO DE ESPERA E LUTA, FOI COM MUITA SATISFAÇÃO QUE CONSTATAMOS A EFETIVA PUBLICAÇÃO DO EDITAL DE REMOÇÃO PARA OS CARGOS DE ESCRIVÃO JUDICIÁRIO E CONTADORES, JÁ QUE TEMOS COLEGAS QUE MERECIDAMENTE A MUITO AGUARDAM PELO REFERIDO PLEITO.

CONTINUAREMOS NOS ESFORÇANDO AO MÁXIMO PARA QUE A MESMA ACONTEÇA DE FORMA PERIÓDICA, ATENDENDO ASSIM AO ANSEIO DE TODA NOSSA CATEGORIA.  

INFORMAMOS AOS COLEGAS ASSOCIADOS QUE NA DATA DE ONTEM, DIA 17/06/2012, ESTIVEMOS NOVAMENTE EM REUNIÃO COM O EXMO. SR. PRESIDENTE DO E. TRIBUNAL DE JUSTIÇA, DESEMBARGADOR PEDRO VALLS FEU ROSA, PARA DISCUTIRMOS ASSUNTOS DE INTERESSE DA CATEGORIA ASSIM COMO PARA APRESENTARMOS AS SUGESTÕES POR ELE SOLICITADAS QUANTO A MELHORIA E MODERNIZAÇÃO DO FUNCIONAMENTO DOS CARTÓRIOS JUDICIAIS.

PROCURAMOS ORGANIZAR DE FORMA SINTÉTICA AS INÚMERAS SUGESTÕES APRESENTADAS PELOS COLEGAS, PROCURANDO SEMPRE PRIORIZAR AQUELAS QUE ATENDIAM A CATEGORIA COMO UM TODO. (VISUALIZAÇÃO DO  DOCUMENTO ABAIXO).

O EXMO. DESEMBARGADOR MOSTROU-SE MUITO SATISFEITO COM O DOCUMENTO, EXTERNANDO QUE  ENVIDARÁ TODOS OS ESFORÇOS PARA COLOCAR EM PRÁTICA AS SUGESTÕES APRESENTADAS BEM COMO SOLICITOU  NOSSA PARTICIPAÇÃO NA COMISSÃO QUE IMPLANTARÁ A VIRTUALIZAÇÃO DOS PROCESSOS NO JUDICIÁRIO CAPIXABA.

SEGUNDO NOS FOI INFORMADO, A PARTIR DA PRÓXIMA SEMANA AS NOVAS AÇÕES JÁ TERÃO UMA NOVA NUMERAÇÃO, QUE TERÁ ABRANGÊNCIA NACIONAL, ATENDENDO ORIENTAÇÃO DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA.

AGRADECEMOS AOS COLEGAS QUE COLABORARAM COM SUAS SUGESTÕES E RESSALTAMOS A IMPORTÂNCIA DA PARTICIPAÇÃO DE TODOS PARA OS NOVOS DESAFIOS QUE VIRÃO, ACREDITAMOS QUE SOMENTE COM NOSSA UNIÃO CONSEGUIREMOS AS MUDANÇAS QUE SE FAZEM NECESSÁRIAS PARA O BEM COMUM DA CATEGORIA.

 

VITÓRIA, 18 DE MAIO DE 2012.

 

DOCUMENTO ENVIADO AO SR. PRES DO TJES

Excelentíssimo Sr. Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.

Desembargador Pedro Valls Feu Rosa.

 

Em resposta a demanda feita pelo Excelentíssimo Sr. Desembargador, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, Dr. Pedro Valls Feu Rosa, a Associação dos Escrivães Judiciários deste Estado (AEJES) apresenta uma síntese das sugestões de modernização e atualização do funcionamento dos cartórios judiciais deste estado.

Para produção do documento foram coletadas informações com os profissionais Escrivães e Contadores Judiciais, de forma que se registram aqui o resumo dos dados levantados. Trata-se de uma proposta inicial de reorganização da estrutura, dos processos e dos resultados a serem desenvolvidos. A AEJES acredita, todavia, que o nível de excelência desejado somente poderá ser alcançado com a virtualização  completa do sistema judiciário.

 

Com finalidade de tornar clara e objetiva essa apresentação, retomamos o referencial teórico de Avedis Donabedian que propõe um modelo unificado de avaliação da qualidade, já apresentado em documento anterior.

 

Portanto, as propostas foram organizadas em três dimensões de análise, que são: 1) estrutura – que compreende condições físicas, humanas e organizacionais para a mudança; 2) processo – que avalia a interrelação entre os atores envolvidos na construção das mudanças e, por fim, 3) resultado que envolve as transformações que vão sendo alcançadas e devem ser acompanhadas por sistemas de monitoramento e avaliação. Para cada dimensão foram apresentadas ações, sua descrição e um indicador para acompanhamento dos resultados alcançados.

 

 

 

Dimensão: Estrutura

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Atualização do sistema eletrônico de gerenciamento de processos.

Simplificação e integração dos procedimentos de alimentação do sistema com dados para realização das atividades.

Tempo de andamento dos processos.

Implantação definitiva do programa de remessa e acompanhamento de mandados a central, através de sistema eletrônico.

Envio eletrônico de mandados a um núcleo central para a impressão e distribuição, com acompanhamento e monitoramento do cumprimento pelos cartórios por meio eletrônico.

Tempo de envio de mandados.

Monitoramento em tempo real do cumprimento dos mandados.

Confecção de escaninhos adequados para acondicionamento de processos.

Facilitar o manuseio dos documentos, melhorar a organização cartorial e a conservação dos autos.

Tempo de andamento dos processos.

Índice de Satisfação dos usuários (servidores, partes e advogados).

Qualificação do processo de compra de materiais de consumo e permanente.

Avaliar permanentemente junto aos usuários a qualidade do material adquirido de forma a consolidar dados para orientação de processos licitatórios futuros.

Índice de satisfação dos servidores.

Redução de consumo de materiais.

Local de trabalho dotado de infraestrutura adequada.

Local de trabalho com espaço para estacionamento/bicicletário, alimentação do funcionário e local específico para reuniões. Salas amplas e equipadas com materiais adequados.

Índice de satisfação do servidor.

 

 

 

 

 

 

 

Dimensão Processo

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Virtualização dos processos

Armazenamento virtual das peças processuais.

Satisfação do usuário/servidor.

Tempo de andamento.

Profissionalização dos setores de protocolo e distribuição.

Capacitação de servidores efetivos para realização de triagem de processos e petições.

 Alocar profissional com qualificação e treinamento específico para as funções de protocolo e distribuição, local onde os processos se iniciam.

Tal procedimento irá evitar retrabalho e agilizará os procedimentos.

Redução do tempo de protocolização/ distribuição.

Índice de satisfação dos usuários.

Redução no nº de erros na formalização de processos.

 

Portaria com atendimento de excelência e segurança.

Melhorar a orientação ao usuário de forma que o mesmo não seja encaminhado a setores incorretos o que pode inclusive provocar atraso e perda de horário de audiências.

Melhorar a abordagem inicial de quem adentra ao fórum de forma a produzir maior segurança e melhor acolhimento ao usuário.

Índice de satisfação do usuário.

Adoção de uma política de desenvolvimento de pessoal.

Programa permanente de formação e atualização dos servidores de forma a melhorar o processo de trabalho.

Nº de servidores capacitados.

Redução no nº de erros em processos decorrentes de falha humana.

 

 

 

 

 

 

 

Dimensão: Processo

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Valorização do servidor.

 

 

 

 

 

 

Elaboração de um programa de “prata da casa” com utilização dos próprios servidores como monitor/instrutor/multiplicador na realização das atividades de capacitação.

Inclusão da participação como monitor/instrutor/multiplicador para fins de promoção em plano de cargos, carreiras e vencimentos.

Nº de servidores participantes do programa prata da casa.

Avaliação das ações de capacitação.

Índice de Satisfação do servidor.

Nº de erros em processos decorrentes de falha humana.

Adoção de um programa de incentivo ao desempenho.

Estabelecimento de metas pactuadas com vistas à diminuição do número de ações nas varas.

Premiar, com atribuição de pontos que favoreçam a promoção dos servidores, aqueles que estejam lotados em varas que atinjam as metas pactuadas.

Tempo de permanência dos processos nas varas.

Satisfação do servidor.

Nº de varas que atingem as metas pactuadas.

Ampliação dos programas de mediação de conflitos.

Estabelecimento de parcerias com Instituições de Ensino Superior da Grande Vitória para desenvolvimento de programas de mediação de conflitos, estendendo -as para outras varas além daquelas onde o mesmo já funciona.

Redução do nº de processos nas varas com programas de mediação.

Nº de mediações efetivadas.

 

 

 

 

 

 

 

Dimensão: Processo

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Formação de equipe com representantes dos diversos setores/cartórios

Constituir um grupo para socialização de boas práticas cartoriais a serem divulgadas por meio de tutorial disponibilizado eletronicamente.

As boas práticas podem ser referência para programas de monitoramento, avaliação, capacitação e construção de Procedimentos Operacionais Padrões (POP).

Padronização e uniformização dos procedimentos construídos.

 

Redução do tempo de andamento dos processos.

 

Nº de procedimentos padronizados.

Gestão dos Cartórios por Analistas Judiciários Especiais. 

 

Profissionalização da gestão do cartório.

Exercida impreterivelmente por profissional habilitado em concurso público com requisitos próprios para a função: Bacharel em Direito com no mínimo três anos de formado.

 O rodízio da chefia tem gerado sérios transtornos, havendo casos inclusive em que não há servidores capacitados para assumir a referida função ou, em outros casos, os servidores não desejam ocupar essa função. Tal fato faz com que muitas vezes assumam profissionais despreparados o que comprometem o funcionamento do cartório. Observa-se também falta de comprometimento já que o cargo, nessa situação, é transitório.

Redução de nº de erros nos procedimentos cartoriais.

 

 

Índice de satisfação dos servidores (escreventes e magistrados).

 

 

 

 

 

 

 

Dimensão: Processo

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Implementação de sistema unificado de comunicações oficiais.

Implementar a sistematização das comunicações entre cartórios, servidores e Juízes através de e-mail, inclusive envio e cobranças de cartas precatórias dentro de nosso estado.

Possibilidade de se efetuar ligações diretas, com controle de uso, para celulares e interurbanas (hoje não é possível nos cartórios).

Nº de remessas realizadas por e-mail.

Redução do tempo de comunicação entre setores e com o publico externo.

Ampliação da Jornada de trabalho interna.

Extensão de horas para funcionamento interno do cartório, para que possa ser realizado trabalho com maior eficiência sem interferências externas, dispondo inclusive de todos os servidores.

Vale lembrar que diariamente há um conjunto diversificado de tarefas que dividem o grupo de trabalho (atendimento ao balcão, audiências) restando tempo insuficiente para as ações de monitoramento, avaliação e planejamento das tarefas internas.

Redução no andamento dos processos.

 

Redução de nº erros processuais.

 

Adequação dos procedimentos internos do cartório.

Criação de um grupo de substitutos para suprir o número insuficiente de servidores em casos de realocação, férias e outros.

Possibilidade criar grupo de profissionais substitutos que possam suprir as ausências de servidores que estejam fora do cartório.

Possibilidade de extensão de carga horária remunerada a partir de demanda dos cartórios com comprovação de necessidade.

Ampliar número de estagiários.

Tempo de permanência dos processos nas varas.

 

Satisfação do servidor.

 

 

 

 

 

Dimensão: Processo

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Central de armazenamento, guarda, controle, destruição e devolução de objetos e armas apreendidos.

Criação de espaço específico para o efetivo e seguro armazenamento e conservação desses objetos, uma vez que não há espaço interno nas serventias para tal ação.

Redução da perda e extravio de objetos.

 

Redução das condições de insalubridade nos cartórios.

Ampliação da interação das Diretorias dos Fóruns com setores e servidores

Promover maior interação entre os setores e servidores sob gestão da Diretoria dos Fóruns (Portaria, Distribuição, Protocolo, Central de Mandados, Cartórios, etc.), de forma a integrar e partilhar metas de qualidade coletivas, missão e visão de futuro dos fóruns.

 

Nº de reuniões realizadas com servidores.

 

 

Atualização de procedimentos para agilização dos trabalhos cartorários.

Exclusão do envio dos agravos aos cartórios, já que a cópia dos mesmos se encontra nos autos principais.

Integração dos inúmeros relatórios informativos, de forma a evitar retrabalho.

Modernização do Arquivo Geral de Processos para agilização dos procedimentos internos.

Tempo de permanência dos processos nas varas.

Índice de satisfação do servidor e usuário.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dimensão: Processo

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Pactuação junto a Procuradoria Geral da Justiça de atividades, procedimentos e competências.

Definir o que é atribuição exclusiva do cartório e o que deve ser diligenciado diretamente pelo Ministério Público, especialmente nos casos de requerimentos de informações/documentos.

Considerando o quadro de servidores disponíveis nos cartórios e a grande demanda de serviço interno, assumir funções que são de outro órgão compromete a agilidade do serviço.

Tempo de permanência dos processos nas varas.

Índice de satisfação dos servidores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dimensão: Resultado

Ação

Descrição

Indicador de qualidade

Monitoramento do índice de satisfação dos usuários e servidores

Elaboração de pesquisa de satisfação dos usuários de forma a acompanhar o desempenho de todos os setores do fórum.

Elaboração de pesquisa de satisfação dos servidores, pois se sabe que o índice de satisfação está diretamente ligado a qualidade do serviço.

Índice de satisfação dos usuários.

 

Índice de satisfação dos servidores.

Criação de um sistema de monitoramento de dados integrado ao sistema eletrônico.

Aproveitar dados produzidos pelo sistema de informação do judiciário quanto à protocolização, tempo de permanência, erros de distribuições, negligência de advogados e/ou partes, entre outros, com produção de relatórios a serem encaminhados para os cartórios.

Melhoria do processo de monitoramento e avaliação internos.

Estabelecimento de metas reais de melhoria para os cartórios de acordo com suas dificuldades específicas. Tais dados poderão qualificar a gestão dos cartórios.

Criação de um sistema de monitoramento e de sistema de metas específicas por cartório.

 

Comissão Técnica Elaboradora

Rita de Cássia Vasconcelos

Eraldo G. de Azeredo Júnior

Rodrigo A. Brotas Corrêa

Arlindo Costa Filho

Paulo Cézar Ramos

 

 

 

 

 

Sabedores de que esses são apenas alguns passos no projeto maior de construção do Cartório do Futuro, ou seja, de uma instituição ágil, eficaz e comprometida com a garantia da cidadania, finalizamos na certeza que toda grande mudança tem sempre como partida um mesmo ponto: o primeiro passo.

 

 Mais uma vez, colocamo-nos assim a disposição para aprofundar debates que possam contribuir para o avanço do sistema judiciário capixaba.

 

Vitória, 30 de abril de 2012.

 

 

 

 

 

ASSOCIAÇÃO DOS ESCRIVÃES JUDICIÁRIOS

AEJES

 

Das Contadorias Judiciais

 

Em atenção à Convocação do Exmo. Sr. Dr. Pedro Valls Feu Rosa, Desembargador Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, vimos por meio deste apresentar sugestões visando a mudança de alguns dos procedimentos atuais adotados pelas Contadorias Judiciais.

 

Além das sugestões de mudanças das formas de proceder das Contadorias Judiciais, seguem também algumas ideias para a implementação de novas ferramentas tecnológicas, ambas visando tornar as Contadorias mais ágeis no desempenho das suas funções, o que acaba por acarretar maior celeridade na tramitação de todo e qualquer processo, isto porque é de conhecimentode todos que as Contadorias Judiciais interagem com todas as demais serventias tanto da 1ª quanto da 2ª instância do Poder Judiciário do ES.

 

PROCEDIMENTO ATUAL

 MUDANÇA PROPOSTA

- Cálculo de custas remanescentes realizados

nas contadorias judiciais de processos originários da 2ª instância, como por exemplo o Agravo de Instrumento, ou que por lá tramitaram a título de apelação.

- Alteração do § único do art. 122 do Código de Normas para que estas custas voltassem a ser calculadas pelo Setor de Preparo e Distribuição do próprio Tribunal de Justiça.

- Necessidade de Cálculo de Custas Prévias para a Impugnação ao Cumprimento de Sentença;

1º) Repensar a sua cobrança, tendo em vista a sua falta de previsão legal (não existe determinação para a cobrança da impugnação ao cumprimento de sentença nem no Regimento de Custas do ES – Lei 4847/93 - e nem na Lei 11.232/05)

2º) Caso haja o entendimento pela manutenção da cobrança, como são custas de valor fixo, não precisariam de cálculo de custas prévias por parte da Contadoria, de forma que o advogado poderia obter as guias para o seu recolhimento diretamente no site da Corregedoria Geral de Justiça.

- Cálculo de Custas Prévias realizado pelas Contadorias logo após o cadastro e distribuição da petição inicial.

- O advogado ou a parte poderiam obter esta guia no site da Corregedoria Geral de Justiça. Guia esta que seria gerada a partir do valor encontrado no Relatório de Estimativa de Custas Prévias preenchido pelos advogados ou pela própria parte. Desta forma seria desnecessário o cálculo de custas prévias pelas Contadorias logo após a distribuição, cabendo ao Contador - num outro momento - avaliar se os dados do relatório condizem com a realidade do processo, apurando então as custas remanescentes ou complementares.

- Atos passíveis de custas contados atualmente de forma manual, folheando o processo página por página para apurar por exemplo, a quantidade de ofícios, AR’s, Cartas Precatórias, Mandados cumpridos por Oficias de Justiça, etc.

- Tais atos poderiam ter um mecanismo automático de contagem a partir da juntada de cada documento nos autos (alimentado através do sistema e-jud). Deste modo, o trabalho do Contador tornar-se-ia mais célere, pois recorreria a esta ferramenta eletrônica para alimentar a sua Conta de Custas.

-Solicitação de Certidão Criminal para Réu Preso, a qual a Contadoria se vê obrigada a emitir instantaneamente para aquele que a requereu.

- Com o SISCRIM, sistema através do qual o magistrado tem uma gama de informações muito mais abrangente do que as trazidas pelas certidões criminais emitidas pelas Contadorias, tal documento não tem mais sentido. Desta forma, acredita-se que os advogados continuam requerendo esta Certidão Criminal de forma equivocada, donde sugere-se uma Portaria (ou algo neste sentido) autorizando as Contadorias a não  mais emitir a Certidão Criminal para o Réu Preso, ou pelo menos, não emiti-la de forma imediata devido a sua falta de necessidade.

- Atualmente as Contadorias Judiciais e os setores de distribuição emitem certidões positivas de forma manual, devido a impossibilidade desta certidão ser emitida pela Internet quando consta processo em face de determinada pessoa física ou jurídica.

- Implementar a busca pelo CPF/CNPJ – pelo menos nos processos de natureza cível que só geram certidões positivas quando estão em tramitação -, sendo que para tal implementação será necessário a complementação do cadastro quanto ao CPF/CNPJ em todos os processos que ainda não tenham estas informações constantes no sistema E-Jud.

- Atualmente as Contadorias dispõem de um programa de cálculos disponibilizado pela Corregedoria geral de Justiça muito limitado, com pouquíssimas variáveis para a elaboração dos cálculos de atualização e liquidação de débitos decorrentes de decisões judiciais.

- Criação de um programa para realização de cálculos mais abrangente, com a possibilidade de aplicação de diversos tipos de índices econômicos, formas de juros, quantidade de parcelas, etc. De forma que esta ferramenta possibilitasse ao Contador atender grande parte da demanda de cálculos que são colocados à sua frente pelos magistrados, o que não acontece atualmente.

 

 

Participaram: Marcelo Tavares de Albuquerque (Analista Judiciário Especial - Contador Titular da 1ª Contadoria de Vitória), José Márcio Acerbi (Analista Judiciário Especial - Contador Titular da Contadoria de Vila Velha), José Alexandre de Carvalho Neto (Analista Judiciário Especial - Contador Titular da Contadoria de Cariacica), Jarbas Amaral Ribeiro (Analista Judiciário Especial - Contador Titular da Contadoria de Viana), Vânia França Guinzani (Analista Judiciária – Respondendo pela Contadoria da Serra), Mara Azevedo Sapucaia (Analista Judiciária Especial - Contadora atuando na Auditoria Interna da Corregedoria), Jeanni Will (Analista Judiciária Especial - Contadora atuando na Auditoria Interna da Corregedoria).

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